怎么样在Excel中自动创建报告 应该怎么做?

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在本文中:外部数据(MySQL、Postgre和Oracle等)Excel中存储的数据参考

本指南介绍如何在Microsoft Exce中自动创建数据报告。如果是外部数据,可以使用Excel插件将外部数据源(MySQL、Postgres和Oracle等)关联到工作表,这样就能在工作表中查询外部数据源的数据并创建报告。

如果是Excel工作表中存储的数据,可以使用宏来一键创建报告并导出为不同的文件类型。Excel自带步骤记录器,因此你不需要自己编写宏。

1外部数据(MySQL、Postgre和Oracle等)

以Automate Reports in Excel Step 1为标题的图片

1从Microsoft AppSource下载名为Kloudio的Excel插件这样就能将外部数据库或数据源永久关联到工作簿。此插件也可用于Google Sheets。

以Automate Reports in Excel Step 2为标题的图片

2在Kloudio门户中单击“+”将外部数据源关联到工作表。输入数据库的详细信息,比如类型和凭据。如果含有机密或公司数据,选择安全或加密选项。

以Automate Reports in Excel Step 3为标题的图片

3将数据库关联到工作表后,就能在Excel中查询外部数据并创建报告。从Kloudio门户创建自己的报告,然后在Excel下拉菜单中选择它们。随后就可以添加更多的筛选条件,并选择报告的刷新频率,比如每星期、每天甚至每小时自动刷新销售工作表。

以Automate Reports in Excel Step 4为标题的图片

4此外还可以将数据输入关联的工作表,并同步到外部数据源。通过Kloudio门户创建上传模板,这样就能将工作表中的更改手动或自动同步到外部数据源。

2Excel中存储的数据

以Automate Reports in Excel Step 5为标题的图片

1如果你在Excel中存储、更新和维护数据并想创建报告,可使用宏来自动生成报告。宏是Excel的内置功能,可以自动完成复杂且重复的任务。

以Automate Reports in Excel Step 6为标题的图片

2打开Excel。双击(Mac上为单击)Excel应用程序图标,图标为绿色背景,中间有一个白色的“X”。打开后,单击模板页上的空白工作簿

如果使用Mac,单击文件,然后在下拉菜单中选择新建空白工作簿

如果要自动生成现有Excel报告,双击报告文件以在Excel中打开。

以Automate Reports in Excel Step 7为标题的图片

3根据需要输入工作表数据。如果尚未输入用于自动排序结果的列名或编号,先输入,然后继续下一步。

以Automate Reports in Excel Step 8为标题的图片

4启用开发工具选项卡。Excel窗口的顶部默认不显示开发者选项卡。根据自己的操作系统,按以下步骤启用它:

Windows——单击文件,单击选项,单击窗口左侧的自定义功能区,向下滚动并选中窗口右下角的“开发工具”,然后单击确定[1]

Mac——单击Excel,单击偏好设置...,单击功能区和工具栏,在“主选项卡”列表中选中“开发工具”,然后单击保存[2]

以Automate Reports in Excel Step 9为标题的图片

5单击开发工具它位于Excel窗口的顶部。随后会显示工具栏。

以Automate Reports in Excel Step 10为标题的图片

6单击录制宏它位于工具栏中。随后会弹出窗口。

以Automate Reports in Excel Step 11为标题的图片

7输入宏的名称。在“宏名”文本框中输入宏的名称。取一个有辨识度的名称。

比如你要创建一个将现有数据做成图表的宏,可以取名为“图表1”或类似的名称。

以Automate Reports in Excel Step 12为标题的图片

8创建宏的快捷键组合。按住? Shift加另一个键来创建键盘快捷键,比如T。稍后可以用它来运行宏。

如果使用Mac,快捷键的组合方式为? Option+? Command和你输入的按键,比如? Option+? Command+T

以Automate Reports in Excel Step 13为标题的图片

9将宏保存在当前的Excel工作簿。单击保存在下拉框,然后单击当前工作簿,这样任何人只要打开此工作簿就可以使用宏。

还需要将Excel文件另存为特殊的格式才能保存宏。

以Automate Reports in Excel Step 14为标题的图片

10单击确定它位于窗口的底部。随后会保存宏设置并进入录制模式。在停止录制前,你执行的所有步骤都会被录制。

以Automate Reports in Excel Step 15为标题的图片

11执行要自动化的步骤。Excel会跟踪每个单击和按键动作以及你调整的格式,并将它们添加到宏列表中。

如果要选择数据并创建图表,先选中数据,单击Excel顶部的插入,单击图表类型,单击要使用的图表格式,然后根据需要编辑图表。

如果要使用宏在A1A12中添加数据,单击空白单元格,输入=SUM(A1:A12)}},然后按? Enter

以Automate Reports in Excel Step 16为标题的图片

12单击停止录制它位于开发工具选项卡工具栏中。这样就能停止录制,并将录制期间执行的步骤保存为单独的宏。

以Automate Reports in Excel Step 17为标题的图片

13将Excel工作簿保存为启用宏的文件。单击文件,单击另存为,然后将文件格式从xls改为xlsm。随后输入文件名,选择保存位置,并单击保存

如果不这样做,宏就无法保存在工作簿中。这样当你把工作簿发送给其他人时,他们无法在另一台电脑上使用宏。

以Automate Reports in Excel Step 18为标题的图片

14运行宏。按之前创建的快捷键运行宏。随后工作簿会自动执行宏录制的步骤。

也可以在开发工具选项卡中单击,选择宏的名称,然后单击运行来运行宏。

小提示

一定要从Microsoft AppSource下载Excel插件,除非您信任此第三方提供者。

无论是简单的任务(输入值或创建图表)还是复杂的任务(单元格求值、创建结果图表、添加图表标签或打印结果),都可以使用宏来实现。

打开带有宏的工作簿时,先单击窗口顶部黄条中的启用内容,然后才能使用宏。

警告

宏会忠实还原你在录制期间执行的每个步骤,因此不要输入错误的值、打开不需要的程序或删除文件。

某些人会利用宏来蓄意破坏,比如删除电脑上的文件,因此不要运行来历不明的宏。

参考

↑ https://support.office.com/en-us/article/show-the-developer-tab-e1192344-5e56-4d45-931b-e5fd9bea2d45↑ https://support.office.com/en-us/article/automate-tasks-with-the-macro-recorder-974ef220-f716-4e01-b015-3ea70e64937b#OfficeVersion=Mac

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